Hochzeitsplanung
Veröffentlicht von Jörg Schridde in Hochzeit, Feier, Planung, Vorbereitungen · Montag 28 Okt 2024 · 6:45
Tags: Hochzeitsfotograf, Hochzeit, Planung
Tags: Hochzeitsfotograf, Hochzeit, Planung
„Deine TO-DO Liste….“
Hochzeitsplanung: Alles im Griff?
Was alles schiefgehen kann und warum ein Jahr im Voraus planen sinnvoll ist.
Was alles schiefgehen kann und warum ein Jahr im Voraus planen sinnvoll ist.
Eine Hochzeit zu planen ist eine aufregende, aber auch herausfordernde Aufgabe. Auch wenn man jeden Schritt durchdenkt, kann einiges schiefgehen: Von einem unerwartet schlechten Wetter bis hin zu einem Dienstleister, der kurzfristig ab, ist alles möglich. Aber selbst für solche Fälle gibt es Lösungen – der Schlüssel liegt in einer vorausschauenden Planung. Ein Jahr Vorlaufzeit kann dabei die Rettung sein und euch ermöglichen, entspannt in die Hochzeitsvorbereitungen zu starten.
Diese Liste möchte bei eurer Planung helfen, erhebt aber nicht den Anspruch auf Vollständigkeit.
Vergesst nie: „Ihr feiert mit euren Lieben und ein nicht geplantes Ereignis macht den Tag vielleicht noch viel unvergesslicher.“
Vergesst nie: „Ihr feiert mit euren Lieben und ein nicht geplantes Ereignis macht den Tag vielleicht noch viel unvergesslicher.“
Diese Tabelle bietet einen klaren Überblick, damit nichts übersehen wird und jeder Planungsschritt zur richtigen Zeit umgesetzt wird!
Hochzeitsplanung – Jetzt die Details
1. Budgetplanung und Stilfindung (12 Monate vorher)
- Setzt euer Budget fest und entscheidet euch für einen Hochzeitsstil (z.B. klassisch,
boho, modern). Diese Entscheidungen beeinflussen den gesamten Planungsprozess und die Auswahl der Standorte und Dienstleister.
- Erstellt die vorläufige Gästeliste, um die ungefähre Gästeanzahl festzulegen, und verschickt Save-the-Date-Karten, damit eure Gäste den Termin reservieren können.
- Standort buchen: Der Standort sollte zeitlich festgelegt werden, idealerweise etwa ein Jahr im Voraus. Überlegt, ob ihr drinnen oder draußen feiern wollt und welche zugänglichen oder Outdoor-Bereiche verfügbar sind. Denken Sie auch daran, ob die Location für Ihre Gäste gut erreichbar ist und Platz für die geplante Anzahl an Gästen bietet.
- Trauungstermin festlegen: Entscheidet, ob ihr kirchlich, standesamtlich oder frei heiraten möchte. Reserviert beim Standesamt oder der Kirche den Termin so früh wie möglich. Falls ihr eine freie Trauung plant, sprecht verbunden mit einem freien Trauredner oder einer Traurednerin.
- Fotografen und Videografen: Gute Fotografen und Videografen sind oft Monate im Voraus ausgebucht. Bucht diese Dienstleister so früh wie möglich und bespricht eure Vorstellungen, damit sie eure wichtigsten Momente authentisch festhalten.
- Catering und Torte: Falls eure Location kein eigenes Catering anbietet, sucht erfolgreich ein Catering-Unternehmen. Ihr solltet ein Probeessen organisieren, um die Speisen vorher zu testen. Denkt auch an die Hochzeitstorte und bespricht mit der Konditorei eure Wunschdesign und Geschmacksrichtungen.
- Florist und Dekoration: Ein Florist unterstützt Sie bei der Auswahl passender Blumenarrangements, die zum Stil und zur Jahreszeit passen. Überlegt gemeinsam, welche Blumen und Farben ihr bevorzugt und wie die Location dekoriert werden soll.
- Musik (DJ oder Band): Musik ist entscheidend für die Stimmung auf der Hochzeit. Überlegt, ob ihr eine Band oder einen DJ möchte, und klärt, welche Art von Musik gespielt werden soll. Beliebte Bands und DJs sind ebenfalls schnell ausgebucht.
- Einladungen gestalten und verschicken: Die offiziellen Einladungen sollten etwa 4-6 Monate vor der Hochzeit verschickt werden. Achten Sie darauf, dass das Design zu Ihrem Hochzeitsstil passt, und informieren Sie die Gäste über alle wichtigen Details wie Anfahrtsbeschreibung, Dresscode und Zeitplan.
- Kleidung für Brautpaar und Trauzeugen: Die Suche nach dem perfekten Brautkleid und Anzug ist oft ein besonderer Moment und kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Pflanzen Sie mehrere Anproben ein und denken Sie daran, dass maßgeschneiderte Kleidung Zeit für Änderungen benötigt. Koordiniert auch die Outfits der Trauzeugen, Brautjungfern und Blumenmädchen.
- Ringe auswählen: Nehmt euch Zeit, um die Ringe auszuwählen, die euch gefallen und zu euch passen. Manche Paare entscheiden sich für gravierte Ringe, was ebenfalls etwas Zeit in Anspruch nimmt.
- Dekorationskonzept und Details: Gemeinsam mit dem Floristen und eventuell einem Dekorationsanbieter legt ihr das Konzept für die Hochzeitsdekoration fest. Ob Blumenarrangements, Beleuchtung, Kerzen, Tischkarten oder andere Dekoelemente – alles sollte auf den Stil der Hochzeit abgestimmt sein.
- Ablaufplan entwerfen: Ein erster Entwurf für den Ablaufplan ist hilfreich, um die wichtigsten Programmpunkte des Tages zu strukturieren. Berücksichtigt hier die Trauung, den Empfang, das Essen, Reden, den Eröffnungstanz und andere Aktivitäten.
- Papeterie fertigstellen: Jetzt ist der Zeitpunkt, um die Menükarten, Sitzpläne, Tischkarten und andere Druckmaterialien für den großen Tag finalisieren und drucken zu lassen.
- Gastgeschenke vorbereiten: Viele Paare möchten den Gästen ein kleines Geschenk als Erinnerung mitgeben. Das können personalisierte Geschenke, kleine Leckereien oder andere besondere Andenken sein.
- Finaler Ablaufplan: Erstellt eine finale Version des Tagesplans und sendet diese an alle wichtigen Dienstleister, damit sie sich auf ihre Zeiten einstellen können. Dazu gehören vor allem Fotografen, DJs, Floristen, Caterer und der Trauredner.
- Kommunikation mit Dienstleistern: Halten Sie eine letzte Abstimmung mit den Dienstleistern und klären Sie alle Details, um Missverständnisse zu vermeiden. Fragt nach, ob alles organisiert ist und sich jeder sicher ist, wann und wo er gebraucht wird.
- Probetermin für Trauung und Styling: Ein Probetermin bei Friseur und Visagist stellt sicher, dass das Styling für den großen Tag so gelingt, wie ihr es euch wünscht. Ein kurzer Probedurchlauf der Trauung (z.B. im Standesamt oder in der Kirche) kann ebenfalls hilfreich sein.
- Kostprobe des Menüs und letzte Dekodetails: Falls ihr das Menü oder die Hochzeitstorte noch einmal probieren wollt, wäre jetzt der letzte Zeitpunkt dafür.
- Gästeanzahl beim Caterer bestätigen: Geht sicher, dass ihr die endgültige Anzahl der Gäste dem Caterer mitteilt. So können Speisen und Getränke richtig kalkuliert werden.
- Notfallplan für die Location: Prüft noch einmal den Plan B, falls es z.B. regnet und ihr eine Outdoor-Hochzeit geplant habt. Stellt sicher, dass die Location Alternativen bietet.
- Dekoration vor Ort anbringen: Falls möglich, dekoriert die Location bereits einen Tag vor der Hochzeit oder überprüft, ob alles nach euren Wünschen vorbereitet ist.
- Kleinigkeiten und persönliche Details: Bereitet persönliche Details vor, z.B. für die Zeremonie oder besondere Andenken für die Gäste.
- Genießen: Der wichtigste Punkt: Entspannt euch und genießt den Tag! Vertrau darauf, dass die Planung ihre Früchte trägt und überlasst die Verantwortung für kleine Aufgaben eurem Team, wie den Trauzeugen und der Familie.
1. Überbuchte Dienstleister: Beliebte Fotografen, DJs oder Caterer sind oft Monate, wenn nicht sogar ein Jahr im Voraus ausgebucht. Wer hier zu spät bucht, muss eventuell Kompromisse eingehen oder die Wunsch-Dienstleister unerreichbar bleiben.
2. Schlechtes Wetter: Ein geplanter Empfang im Freien kann bei Regen wortwörtlich ins Wasser fallen. Wetterbedingungen können unberechenbar sein – hier ist ein Plan B für die Location entscheidend.
3. Gästeliste wird zur Geduldsprobe: Eine knappe Gästezahlplanung oder kurzfristige Zu- und Absagen können den Ablauf durcheinanderbringen, speziell was die Sitzordnung, das Catering und das Budget betrifft.
4. Fehlende oder missverstandene Kommunikation: Wenn Dienstleister, Brautpaar und Familie nicht rechtzeitig über den Ablauf und die Details informiert sind, drohen Missverständnisse, die Zeit und Nerven kosten.
5. Budgetprobleme: Das Hochzeitsbudget kann schnell aus dem Ruder laufen. Unvorhergesehene Zusatzkosten, wie Dekorationswünsche oder zusätzliche Gäste, überfordern das Budget schnell.